こんにちは。
やまざきたかし（ @yamazaki_1205 ）です。
Microsoft Officeの中で、業種や職種を問わず定番のソフトであるエクセル（Excel）。
これまでは、「入力プラスα」くらいで何とかなってしまう環境でしたが、最近はそうも言っていられなくなってきました。
そんな中でも、これまでは単なる“作業”だったエクセルが少し面白いものになってきました。
今回は、実地で学び、研修で学び、書籍で学ぶことの中で役に立っていることをご紹介していきます。
書籍については、『これだけ読めば一生使える超効率Excel仕事術
』を例に、「入力だけ」から脱してエクセルの面白さとストレスフリーの活用について考えていきます。
※本記事は、株式会社インプレス様から書籍をご提供いただいての内容となります。
エクセルのOJTとOFF-JTで上達を
エクセルの上達にはいわゆるOJT（職場内訓練）とOFF-JT（職場外研修）が両輪で、どちらも重要。
さらに、これを延々と行き来することでそれぞれの効果をより引き出すことができます。
エクセルができる人の操作を見る
就職したての頃、「仕事ができる人」への強い憧れから、会社がらみの研修とはまったく関係ないエクセルの実践セミナーを自腹で受講したことがありました。
ただ、必要性にかられない状況でこのような漠然とした動機ではなかなか身につかない結果に。
一方、学んで即実践し身につけてきたプロセスは、シンプルに「エクセルができる人の操作を見る」です。
会社で仕事をしていると、２人以上で一つの画面を見ながら話をする機会が沢山あります。
そんな時は、チャンス。
パパッと見たこともない入力シーンを見かけたら、どうやったのか聞いてみるといいですね。
以前の職場では、このシチュエーションで学んだことが多くありました。
逆に、ぼくから見て「エクセルで知らないことはない」と勝手に思っていた先輩から「やまざき君、今どうやったの？」と聞かれることもありました。
“常識”の範囲がバラバラな分野だと感じます。
エクセルの書籍にざっと目を通してみる
何かを学ぶ時しばしば指摘されるのが「全体像を把握してから各論に入るとスムーズ」というプロセスです。
ただ、エクセルは体系的に学ぶのが難しいですし、そのような分野でもないと感じるところ。
とはいえ、ずっとエクセルができる人の作業風景を横で見ているわけにもいきません。
ここで役に立つのが書籍。
時々ざっと目を通すことで、以前は“ありがたみ”に気づかなかった項目に出会うことがあります。
その中でも、いかにマウスに触れずに操作をするかが一つ大事な部分といえるでしょう。
最初は時間がかかっても、「ここでマウスを触ったのを何とかやめることはできないか？」と自問自答しショートカットキーを覚えていくのが上達の近道となりました。
例えば「表示するシートを簡単に切り替える」はもっと早く知っておくべきだったかなぁと…。
シーン別にエクセルの活用法を調べてみる
冒頭で業種や職種を問わず定番と書きましたが、仕事をする上でファイルを一から作ることは意外と少なかったりします。
すなわち、前任者からの引き継ぎでエクセルをいじることが多く、ついついそのやり方を踏襲してしまいがち。
前任者から引き継いだファイルが“力技”満載の場合、どうにかスマートになる方法を探るのがオススメです。
具体的には、ジャンル別にこのようなシーンを想定してエクセルの機能が紹介されています。
- 計算を効率よく行う関数
- 日付や時間の管理に役立つ関数
- 条件を満たす結果を表示する関数
- 文字列を自在に操作できる関数
- データの検索に役立つ関数
- データの分析に役立つ関数
エクセルのセミナーや研修に参加する
ある程度の操作ができ、かなり目的意識がはっきりしていれば、参加者向けのカスタマイズをしてくれるセミナーは非常に有効です。
かなり条件をつけたのは前半に書いた個人的な体験を理由にしていますが、「集合研修」をするのには個々のレベルに差がありすぎる分野かなと感じるところです。
まとめ
エクセルの上達について、各種の学び方を見てきました。
ある程度使えるようになってくると、さらなる工夫がしたくなるのがエクセルです。
ぼく自身、長い食わず嫌いの時期を脱して面白さが分かってきました。
何となく使っている人も、少し手を止めて改善の方法を探ってみると良いことがあるはずです。
それではまた。
